גאנט חודשי, טיימר, תעדוף משימות, תזמון פגישות ועוד. מאי לוין, מומחית בעניין הרגלים וניהול זמן, עם טיפים פשוטים שישנו לכם את החיים
 

1.סידור חודשי:

לתכנן את החודש שלנו מבעוד מועד. למה? לכולנו יש הרבה דברים להספיק לעשות ואנחנו נוטים ללכת לאיבוד בין כל המשימות ואז עוד להתלונן שאין לנו זמן. מכירים את זה, נכון? 

סדר הוא הסוד לניצחון במשחק. להתייחס לעצמנו כמו שאנחנו מתייחסים ללקוח ולנהל את עצמנו בהתאם לפי גאנט חודשי.  אם נלמד לעבוד נכון עם הזמן שלנו, לייעל אותו ולהפוך אותו לפרודוקטיבי, לא נפספס כלום. איך עושים את זה בפועל? קודם כל, הופכים את הלו”ז לריאלי. 

לסדר את החודש שלנו מראש זה לדעת מה האירועים החשובים הקורים החודש: בעבודה וגם בחיים האישיים. כן, עד רמת הבר מצווה המשפחתית או אירוע בגן של הילדים. סידור חודשי יעזור לכם להיות בפוקוס ולהתמקד. זה נשמע קצת אולד סקול, אבל מילה שלנו: זה מוריד בלגן מהראש ונותן יותר שליטה על המשימות. 

2.תפתחו שעון:

כן, כן, ליטרלי לפתוח שעון, השתמשו בטיימר לתזמן עבודה ולא פחות חשוב לתזמן מנוחה. אנחנו נוטים לפעמים לתעדף משימות לא נכון (תיכף נרחיב גם על זה). מתחילים במשימות קלות בעלות חשיבות נמוכה מתוך מחשבה שהן ייקחו פחות זמן ובסוף מוצאים את עצמנו בדד ליין מטורף על הדברים החשובים יותר. 

הנה טריק פשוט שעובד: טיימר. כמה זמן אתם חושבים שייקח לביצוע המשימה הספציפית. יש משימות שדורשות 45 דקות ויש כאלו שאפילו 10 דקות יספיקו. הרעיון בטיימר הוא שזה ידחף אתכם לסיים את המשימה בזמן שקבעתם לעצמכם ולא יאפשר לכם להתפזר. 

לתכנן זמני משימות יעזור לכם לעבוד בצורה יעילה, פרודוקטיבית ולהגיע ליעדים בקלות. רק אל תשכחו. אחרי שנגמר הזמן למשימה, שימו גם טיימר למנוחה. להתרעננות. בדיוק כמו שהגוף צריך מנוחה בין סטים בחדר כושר, כדי להכין את עצמו מחדש לסט הבא, ולתת ביצוע מקסימלי, כך גם המוח שלנו צריך ברייק. 

גם במנוחה הטיימר עוזר לשמור על סדר יום ומונע מאיתנו להתפזר לאיזה פרק (או שלושה) בנטפליקס. שימו טיימר ל-10-15 דקת. תעשו סיבוב, קפה, טלפונים – אנחנו ממליצים לא בישיבה. תזרימו דם לגוף ותחזרו למשימה הבא כשאתם מפוקסים וחדים כדי לתת בראש. 

3.תתכננו את השעות ביום שלכם:

שימו לב איך אתם מתעדפים את המשימות במהלך היום, או מילים אחרות: אל תקדישו יותר מדי זמן לדברים שאפשר לבצע בהרבה פחות זמן. למשל: פגישות. ישראלים אוהבים פגישות (פרונטליות או בזום) מרובות משתתפים. הכלל שלנו: אין שום סיבה שישיבת צוות תיקח מעל 45 דקות. רצוי הרבה פחות. 

שימו לב אם כל מי שנוכח בפגישה, אכן נוכחתו הכרחית, שכן מרבה טייטלים, מרבה דיבורים. ואז אתם מוצאים את עצמכם מבזבזים זמן בפגישה לא אפקטיבית שמובילה ל… עוד פגישה לא אפקטיבית.   

פגישה צריכה להיות עניינית וממוקדת. לפגישה מגיעים עם תוכן עניינים, צריך להיות לה נושא ברור, למשל לדעת מה היה בשבוע שחלף ואיך מתקדמים האלה. מה היו ההצלחות? מה פחד עבד? מה אפשר לשמר ומה הגיע הזמן לעשות קצת אחרת.  

4.מטרות לטווח קצר, מטרות לטווח ארוך

כדי להצליח להגיע ליעד בטווח הארוך, אנחנו צריך לייצר הצלחות קטנות בטווח הקצר. כן, זה נשמע כמו קלישאה או סיסמא, אבל זה עובד. כשמסתכלים רחוק מדי, המשימה נראית בלתי אפשרית ונוצר לחץ שיכול לגרום לנו לוותר מראש. כשמתחילים ומייצרים מומנטום, המסע נראה פתאום ריאלי והרבה פחות מפחיד. 

הגדירו לעצמם מטרה לטווח ארוך: חודש-חודשיים או יותר קדימה, אבל גם מטרות לטווח קצר, מטרות יומיות או שבועיות. כל יעד שתכבשו בטווח הקצר, ייתן לכם את הדרייב והאנרגיה להמשיך קדימה.

5.יש לנו רק 24 שעות ביממה 

אבל וואלה בדקנו, גם לאילון מאסק יש. ברגע שתלמדו לחלק את האנרגיות שלכם בדרך שמתאימה לכם, 

אתם תראו איך דברים מרגישים אחרת. שאלה: אתם אנשים של בוקר או לילה? כן, יש מי שמתעוררים עם צאת החמה, שהם חלק ממועדון חמש בבוקר ולפני שרובנו מתעוררים מספיקים להכניס גם ריצת בוקר. יש חיות לילה, כאלה שצריכים חושך ושקט כדי להיכנס לפוקוס והשעות הקטנות הופכות אותם ליעילים. חפשו את הפיק שלכם, תבנו סדר יום ותראו איך החיים שלכם הולכים להשתנות. 

מאי לוין, מנהלת הלקוחות שלנו היא מומחית בענייני הרגלים וניהול זמן, עיצבה סידור חודשי, לו”ז יומי ואפילו חזון שנתי שיכול לעזור לכם להמשך