מנסים להיות יותר פרודוקטיביים בעבודה או בלימודים, אבל נופלים שוב ושוב להסחות דעת? בעיה מוכרת. אספנו את כל הדרכים שיעזרו לכם להוציא יותר מהזמן שלכם. תקראו ואת הטלפון בצד, כן?
פרודוקטיביות היא סוג של מילת מפתח בעולם היזמות והניהול. כולם מחפשים עוד ועוד דרכים להיות יותר יעילים. לנהל בצורה מקסימלית את הזמן כדי להספיק להרוויח גם שעות שינה וחיים אישיים. נכון, כולנו שונים ולכל אחד מתאימה גישה אחרת, אך המשותף לכולנו הוא מטרה זהה – אנחנו רוצים להספיק כמה שיותר וכמובן לעשות זאת על הצד הטוב. זהו מרדף החיים.
אפשר לעשות את זה באמצעות טכנולוגיה ואימוץ הרגלים נכונים. מי שרוצה להעמיק על שיטות ספציפיות מוזמן להיכנס לכתבות הבאות:
- תוכנות לניהול עסק המדריך השלם והמקיף
- 11 הרגלים שהפכו יזמים מוצלחים למיליונרים
- איך משלבים קריירה עם חיים אישיים?
- שבעת הצעדים של זיגלר בדרך להגשמת מטרת העל של חייכם
- מודל אייזנהאואר: השיטה שתחסוך לכם זמן יקר ותעזור לכם להתמקד בעיקר
- זמן זה עניין של טיימינג: טכניקת פומודורו
ומי שעדיין מחפש את הדרך היעילה ביותר בשבילו, הנה כמה אופציות:
1. בטוח יצא לכם להכין רשימת מטלות בעבר, וכשסיימתם לסמן את כולה, כנראה הרגשתם מאוד טוב עם עצמכם. אבל בינינו כמה פעמים זה כבר קרה לכם? לא מספיק. ההצעה הראשונה שלנו היא להקליט את המשימות שלכם, גם אם מדובר בדבר אחד ספציפי שעלה לכם לראש בזמן שבכלל עשיתם משהו אחר. היופי באודיו זה שבקול שלנו ניתן לשמוע גם איך הרגשנו באותו הרגע. ברגע שזמן מסוים עובר מהצבת המטלה ועד לעשייה שלה בפועל, המון דברים עשויים להשתנות. כשתחזרו ותשמעו איך הרגשתם באותו הרגע תוכלו להחליט איך לתעדף את המשימה בהתאם. טיפ קטן: הקליטו גם באיזה הקשר אתם מקליטים את ההקלטה, למשל “אני מקליט את זה אחרי שעשיתי… והבנתי ש…”
2. צרו קבוצת וואטסאפ עם עצמכם. צרו קבוצה עם חבר, קראו לה בשמכם או למשל “תזכורות”, הוציאו את החבר מהקבוצה והצמידו את הקבוצה לראש הצ’אטים שלכם (החלק העליון). עכשיו יש לכם קבוצה לעצמכם. השתמשו בה כדי לשמור תמונות/מסמכים חשובים שהייתם רוצים שיהיו זמינים לכם תמיד ואת ההקלטות מהסעיף הקודם. סמנו בכוכב את מה שחשוב ולכל הקלטה/קובץ תנו שם, כך יהיה לכם קל יותר לחפש את הקובץ המדובר.
3. הגדרת זמנים ספציפיים לבדיקת מיילים. מיילים הם הסחת דעת ענקית. חייבים לעבור עליהם, אבל קל להישאב לתוכם, מה שגורם לכך שאתם מבזבזים זמן במסווה של עבודה. הגדירו זמן מסוים ביום בו תעברו על המיילים שלכם. במידת הצורך אתם יכולים להגדיר כי תבדקו את עצמכם כל כמה שעות. מכיוון שקל מדי לשקוע בתוך המיילים, הקשב שלכם יוסב אליהם מאוד מהר בין אם זה תגובה לעבודה שעשיתם או אישור למסמך מסוים שאתם מחכים לו. בדקו את המיילים בזמנים מוגדרים ותאמינו לנו כנראה שתספיקו הרבה יותר.
4. הגדרת מגבלות בשימוש באפליקציות שונות. אם כבר דיברנו על הסחות דעת, הנה אחת גדולה יותר מהמיילים: הטלפון כמובן. הסמאטרטפון הוא כמו איבר חיוני בגוף שלנו. אי אפשר לחיות בלעדיו, אבל הוא גם זה מעכב אותנו הרבה פעמים. בטלפון יש הכל, וכן המיילים מגיעים גם לשם. אז מה אפשר לעשות? בכל טלפון יש אפשרות להגביל את זמן השימוש באפליקציות מסוימות ואפילו בטלפון עצמו. באייפון תוכלו לעשות זאת דרך ההגדרות של “זמן מסך” ובאנדרואיד דרך ההגדרה “שימוש חכם בדיגיטל”, אולי אתם מכירים את ההגבלה הזאת כפיצ’ר שנועד רק לילדים, אבל כשזה מגיע לשימוש בטלפון לכולנו קצת קשה להתאפק.
השתמשו בסיסמה כדי לבטל את הנעילה, אך שימו לב שאתם מבקשים ממישהו אחר (לא אתם!) שיקבע אותה, כך שגם אם תרצו להמשיך להשתמש בטלפון/באפליקציה לא תוכלו. באופן דומה תוכלו להגביל גם את זמן הגלישה שלכם בדפדפן במחשב. למשתמשי מיקרוסופט הורידו את Microsoft Family Safety ולמשתמשי אפל השימוש ההגבלה נעשית גם היא ב”זמן מסך” במחשב.
5.ובהמשך להגדרת האפליקציות, שימו את האפליקציות הכי משומשות שלכם בתיקיה שונה ותנו לה שם אקראי. מעבר להתראות שקופצות המכשול החזותי הינו הסחת דעת, כך תוכלו למתן אותו.
6.תזמון מיילים. בכל שליחת מייל ישנה אפשרות לתזמן אותו למועד מאוחר יותר. אם תשימו לב ליד כפתור ה”שלח”/ “send” ישנו חץ קטן, בלחיצה עליו תוכלו לתזמו את שליחת המייל. השתמשו בפונקציה זו על מנת להזכיר לעצמכם דברים שאינם דחופים לעכשיו או מענה למיילים שראיתם, אך אתם מעדיפים לא לענות להם מיד.
7. שימוש בלוח שנה. צרו הרגל של שימוש בלוח שנה. שימו לב להוסיף ללוח שנה את *כל* המשימות/הדברים שעליכם לזכור כלומר, לא רק ימי הולדת ואירועים למיניהם, אלא חשבונות שיש לשלם, תזכורות לדברים מסוימים, עבודה ולימודים. כך יהיה לכם יותר מושג איך נראה יום אקראי בחייכם ותוכלו לארגן את הזמן שלכם בצורה מסודרת יותר, לתעדף בצורה נכונה בהתחשב באותם הדברים שעליכם לבצע באותו היום, ובלי לשכוח אף אחד מהם.
8. תעדוף משימות לפי זמנים. שימו לב בחרו את המשימות הקשות יותר לזמן ביום בו אתם מרגישים הכי מרוכזים ונכונים לעבוד. זה יכול להיות בשעות הבוקר, הצהריים, הערב ואפילו בלילה – אם אתם מרגישים יותר מרוכזים וחדים בשעות הללו. עצם עשיית המשימות האלו בשעות בהן אתם בשיא תעזור לכם להתחיל את המשימה בגישה טובה יותר ותקל עליכם להתמודד איתה.
9.צרו צ’ק ליסט– צרו רשימה לכל הדברים שעליכם לעשות במהלך היום, מבחינה פסיכולוגית אנו מקבלים תחושה של התקדמות והישג כאשר אנחנו בודקים אותם (או במקרה שלנו מסמנים וי). מומלץ לייצר רשימה זו על דף ולא בטלפון (זוכרים, הסחות דעת וזה) וסמנו/מחקו אותם כאשר סיימתם אותם. לאט לאט כאשר “מורידים” דברים מהרשימה המוטיבציה לסיים אותה במלואה גדלה.
10. תזמנו זמן למידה וזמן להסחות דעת. נכון קשה להתעלם מהסחות דעת ולכן מה שאנחנו מציעים הוא פשוט לדחות אותן. מה זה אומר? פשוט קבעו זמן ספציפי בין כל סשן עבודה/לימודים (יכול להיות חמש דקות ביום או יותר) שבו אתם מרשים לעצמכם להתפנות להסחות הדעת. זכרו אתם יכולים וצריכים לשלוט בזמן זה והדרך הטובה ביותר לעשות את זה היא כמו שאמרנו להגביל אותו מראש.
11. אל תנסו לזכור, רשמו הכל. אם קופצת לכם משימה חדשה או כל דבר שעליכם לזכור לזמן מאוחר יותר, הוסיפו אותו לצ’ק ליסט או רשמו על דף בצד והתעסקו בו לאחר סיום המשימה שאותה אתם מבצעים כרגע. לנסות לזכור דברים יתפוס מקום בשטח האחסון של המוח שלכם וניסיון הזיכרון יקח אנרגיה וזמן ויסיח אתכם ממה שאתם עושים. עצם כתיבת הדברים בצד מרמז למוח שלנו שמדובר במשהו חשוב.
12. אוהבים ללמוד/ לעבוד עם מוזיקה? – האזינו למוזיקה ללא מילים (ישנם המון פלייליסטים מיועדים ביוטיוב תחת הכותרת focus music). מילים גורמות לנו לזמזם וזוהי כמו שניחשתם עוד הסחת דעת.
חשוב לזכור: אתם לא צריכים לאמץ את כל השיטות, רק את זו שמאפסת אתכם, עוזרת לכם ומתאימה לאופי שלכם. אנחנו מזמינים אתכם לנסות ולספר לנו באינסטגרם שלנו (לינק) איך זה עבד לכם, ואם יש לכם שיטה ייחודית שפיתחתם, בטח שנשמח לשמוע – אבל היי, אינסטגרם רק בזמן הפנוי, כן? אמרנו בלי הסחות דעת.
מקווים שהטיפים שלנו יעזרו לכם ואם אתם צריכים עוד, יש לנו עוד המון רעיונות. אם עדיין לא נרשמתם לניוזלטר שלנו הגיע הזמן שתעשו את זה. פעם בשבוע, יחד עם כוס קפה בבוקר, תקבלו חמש דקות על כל מה שחדש בעולמות היזמות, השיווק והעסקים ישר למייל שלכם. תוכן בגובה העיניים שלא תמצאו בשום מקום אחר. מבטיחים לא להספים אתכם. לחצו כאן להרשמה.
