הטכניקה שפיתח נשיא ארה”ב לשעבר יכולה לסדר לכם עוד כמה שעות בשבוע. מתי עוזבים הכל, באילו מצבים נעדיף להאציל סמכויות ומה קובעים לזמן מאוחר יותר? כך עובדת השיטה 

דמיינו לעצמכם את הסיטואציה הבאה: אתם מפקדים על עשרות אלפי חיילים ומחליטים החלטות הרות גורל: אילו כוחות יהיו הראשונים לקרב או מתי צריך לערב את חיל האוויר. עכשיו נסו לדמיין אתכם מנהלים מלחמה, מקבלים אינספור החלטות בזמן אמת כשכל אחת מהן יכולה להכריע את הקרב או לקבוע את גורלם של מיליונים. אפשר להילחץ רק מהמחשבה. בעצם למה ללכת רחוק. כל אחד מאיתנו נדרש גם ביום-יום שלו – בעבודה, בלימודים או אפילו סתם בבית כשמכינים ארוחת ערב – לקבל החלטות ולתעדף אותן. כולנו מצאנו את עצמנו בסיטואציה כזאת או אחרת מאבדים את הראש, מתחננים לעוד איזה שעה ביום ונותנים לזמן לנהל אותנו במקום שאנחנו ננהל אותו. הסיפור הבא הוא על גנרל מעוטר בצבא ארה”ב שניהל מלחמה עם דף נייר וארבעה ריבועים שונים ועל הדרך, לימד את כולנו שיעור חשוב לחיים.  

דוייט איזנהאואר (Dwight D. Eisenhower) שירת כגנרל במהלך מלחמת העולם השנייה. מתוקף תפקידו, דרגתו וסמכותו, היה נתון ללחץ באופן קבוע ונדרש לקבל החלטות קשות על בסיס יומי. לימים הפך אייזנהאואר להיות הנשיא ה-34 של ארה”ב, ובזמן כהונתו רשם לעצמו הישגים שנכנסו להיסטוריה – להביא את מלחמת קוריאה לסיומה, להקים את נאס”‘א סוכנות החלל האמריקאית וזה רק על קצה המזלג.

אייזנהאואר הבין שיש צורך בשיטה שעוזרת לייעל את הזמן ולהחליט במה להתמקד. כך נולד מודל שנקרא “המטריקס של אייזנהאואר”, מודל יעיל שעוזר לנהל את הזמן נכון ולשפר את קבלת ההחלטות שלנו.

המודל עובד בצורה די פשוטה. לוקחים את רשימת המשימות שלנו ומחלקים אותה לארבע קטגוריות שהמשותף להן הוא חלוקה לחשיבות ודחיפות לפי החלוקה הבאה:

1.דחוף וחשוב
2.לא דחוף אך חשוב
3.דחוף ולא חשוב
4.לא דחוף ולא חשוב 

מהן משימות חשובות?
משימות שאתם יודעים שאתם צריכים לעשות, אבל לא בהכרח בזמן הקרוב. אלו משימות שמובילות לתוצאות משמעותיות ולא משנה כמה זמן ייקח לבצען. הן בדרך כלל דורשות מאמץ ותכנון לטווח ארוך. משימות חשובות יש לבצע כשאנחנו רגועים, שקולים ומוכנים לאתגר ולא תחת לחץ עם מעט זמן. יחד עם זאת, משימות אלו עלולות להפוך לדחופות כשהדד ליין להשלמתן יתקרב, ולכן יש להחליט מתי נטפל בהן: כשהן חשובות או כשיהפכו גם לדחופות.

מהן משימות דחופות?
אלו משימות שצועקות “ברגע זה” ודורשות התייחסות מיידית. משימות אלו רגישות בזמן, ואם לא יבוצעו בטווח הזמן הדרוש יגרם נזק או שלא נוכל לחזור אליהן, לכן חשוב לבצע ולהשלים אותן בזמן שנקבע. בדרך כלל אלו משימות שעליהן גם נשקיע את רוב הזמן שלנו.

איך עובדת השיטה?
בעזרת מטריצת קבלת ההחלטות שלמטה, הכניסו כל פעילות או משימה לקטגוריה שמתאימה לה.

מדוע מחלקים את המשימות ל-4?
כדי להימנע ממצבי לחץ כאשר מגיע מועד הגשה או תאריך שנועד לסיום משימה. החלוקה לקטגוריות עוזרת לסדר את הראש ולהביא את המשימות לסיומן בהצלחה.

להלן הקטגוריות – 

1.דחוף וחשוב (Do) – משימות שתצטרכו לבצע מיידית. אלו משימות חיוניות ורגישות בזמן. אי התמודדות איתן באופן מיידי תביא למצבים בעייתיים מאוד.

2.חשוב אך לא דחוף (Schedule) – אלו משימות חיוניות, אבל לא דחוף לעשות אותן ברגע זה. כדאי לפנות להן זמן בלוח הזמנים ולבצע אותן כשאתם רגועים ושקולים. המשימות האלו יכולות להיות היעדים שלכם לטווח ארוך, למשל שיחת חתך עם חברי הצוות, בניית מערכת יחסים טובה עם הלקוחות שלכם, זיהוי סיכונים בפרוייקט קרוב או רכישת מיומנות חדשה. אלו משימות חשובות, אבל יכול להיקבע להן תאריך עתידי. חשוב לוודא שאין לנו יותר מדי משימות כאלה כדי שלא יהפכו לדחופות.

3.דחוף אך לא חשוב (Delegate) – הדרך הטובה ביותר לטפל במשימות האלה היא להעביר אותן למישהו אחר שיוכל לטפל בהם – האצלת סמכויות. אלו משימות בעלות ערך, אבל אתם יכולים להעביר אותן לטיפול של מישהו אחר בזמן שאתם מתעסקים במשימות דחופות יותר. לא חייב להיות לכם צוות גדול כדי להאציל סמכויות. כל מה שאתם צריכים זה שימוש נכון בטכנולוגיה. תוכלו למצוא פלטפורמות שונות לאיתור מעצבים, מפתחים, כותבי תוכן ובעלי מקצוע שיכולים לבצע את המשימה עבורכם. FIVERR לדוגמה היא פתרון מעולה בדיוק למטרה זו.

4.לא דחוף ולא חשוב (Eliminate) – משימות שתוותרו עליהן. מהמשימות האלה אתם יכולים להתעלם ולא לחשוב עליהן. משימות שלא מקדמות אתכם, אל תבזבזו עליהן זמן. לא צריך לשחק בלהיות עסוקים כי המטרה היא להשתמש בזמן בצורה יעילה. במקרים רבים תגלו שמשימות שנכנסו לקטגוריה הזו פשוט התאדו לאחר כמה ימים, הפכו לא רלוונטיות ואין בהם צורך. אתם יכולים יכולים לפנות חלק מהזמן שלכם לפעילויות רגועות ומהנות, אבל פשוט להיות מודעים לכך שאותן פעילויות הן לא אלה שמקדמות אתכם אל עבר המטרה הגדולה.

חמישה שלבים לשימוש בשיטת אייזנהאואר

שלב 1: הכינו רשימת משימות, זה מוריד המון לחץ ומסדר את הראש. לא תמיד אפשר לשלוף מחברת ולהוסיף משהו לרשימה, לכן שווה לכם להוריד אפליקציה לניהול משימות. תוכלו למצוא אחת בכתבה שלנו “כל הכלים שאתם צריכים כדי לנהל עסק טוב יותר” .

שלב 2: צבעו כל קטגוריה בצבע אחר וסדרו את המשימות לפי הקטגוריות הנכונות.

שלב 3: הגבילו כל קטגוריה למקסימום של 7-8 משימות. כדי להימנע מלחץ מיותר נסו לא להעמיס על עצמכם יותר מדי. 

שלב 4: הקצו זמן לכל משימה. אנחנו ממליצים לכם להשתמש בטכניקת הפומודורו. הימנעו מהסחות דעת כמו רשתות חברתיות, ווטסאפ והודעות שונות.

שלב 5: השתדלו בסוף כל יום להכין רשימה רלוונטית ליום הבא.

המודל של איזנהאואר הוא טכניקה מוכחת לניהול זמן. הטכניקה יעילה ומצריכה מעט זמן הסתגלות, אך היא תחסוך לכם שעות מיותרות של לחץ וחוסר אונים. תוכלו לפרק מספר פרויקטים, לתעדף ולהוריד מעצמכם לחץ. השתמשו בטכניקה הזאת ותשמחו לגלות שאתם מנהלים את הזמן שלכם ולא להפך.