fbpx

ניהול צוות שעובד מהבית – כך תעשו את זה נכון

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

מרץ 2020, מציאות חדשה. נכון, האומנות של ניהול צוות שלא יושב יחד במשרד אחד היא לא חדשה בנוף – העולם שלנו כבר שנים הולך לכיוון הדיגיטלי. ישנן חברות רבות המאפשרות לעובדים שלהן לעבוד מהבית לפחות באופן חלקי, פגישות חוצות יבשות מתקיימות באמצעים דיגיטליים בלי צורך בטיסה וכולנו כבר שמענו על המונח “נוודים דיגיטליים”. ובכל זאת, לא כולם עוד שם, והשינוי מצריך מאיתנו לבצע התאמות. 

אתם כבר מנהלים צוות שעובד מרחוק? מעולה, אתם כבר מורגלים. אבל מה לגבי כל אותם אנשים שעד כה היו רגילים פשוט להרים את הראש ולצעוק לצד השני של החדר “משה, אני צריך שהדו”ח יהיה מוכן על השולחן שלי עד השעה 14:00”? הכתבה הזו היא בשבילכם. אספנו לכם כמה טיפים ודגשים שיעזרו לכם לנהל את הצוות שלכם מרחוק ולדאוג שהעבודה תמשיך להתבצע, ממש כאילו אתם יושבים אחד ליד השני (במרחק של שני מטר לפחות).

1. בלי פאניקה

נכון, כבר אמרנו את זה. ונחזור שוב – בלי פאניקה. כל הכלים קיימים, הטכנולוגיה מאפשרת לנו לעשות את זה בקלות, יש אנשים שכבר עושים את זה שנים… כל מה שזה דורש זה שינוי תפיסתי ושמירה על כמה דגשים קבועים. ויודעים מה? יש סיבה שזה עובד עד כה לכל כך הרבה אנשים. לכו תדעו, אולי בסוף המשבר עוד תמצאו את עצמכם מאמצים חלק מהכלים האלה לעבודה השוטפת שלכם. 

2. תקשורת קבועה במינון הנכון 

איפה אתם נמצאים בסקאלה שבין לא לדבר עם העובדים שלכם ימים שלמים ובין להתקשר אליהם כל חצי שעה כדי לוודא שהם עובדים? כמו בכל סיטואציה- קיצוניות היא לא דבר טוב. אם מצאתם את עצמכם באחד הקצוות של הסקאלה הזו, אנחנו ממליצים להתקדם לעבר האמצע.

קבעו שעות מוגדרות לשיחות עדכון אישיות וצוותיות עם העובדים שלכם והכניסו אותן ליומן, כדי שיהיה ברור לכולם באיזה שעה צריך להגיע ומה נושא השיחה. ממש כמו בפגישות רגילות. 

דגשים לשיחות עדכון:

  • תדירות השיחות צריכה להיקבע בהתאם לעסק ולסוג העובד – לפעמים שיחה שבועית תספיק, לפעמים כדאי לעשות עדכון של כמה דקות כל יום. 
  • מומלץ לנהל את השיחות בפלטפורמה שמאפשרת שיחת וידאו (כמו ZOOM או MEET).
  • ואם באמת בחרתם בשיחת וידאו – הדגישו לעובדים כי צריך לעלות לשיחה לבושים וישובים במיקום נורמלי, ולא מרוחים על הספה בפיג’מה.
  •  הגדירו מראש מה נושא השיחה ועם אילו תוצרים צריך כל עובד להגיע (עדכון מצב, סטטוס של משימות, עמידה ביעדים וכו’). 

3. הגדרת משימות, דד-ליינים ויעדים מדידים

אולי אתם עושים את זה בשוטף, אבל דווקא במצבים של ניהול צוות שעובד מהבית – זה מקבל חשיבות מיוחדת. כשאנחנו עובדים מהבית, מאוד קל להתפתות להפעיל מכונת כביסה פתאום באמצע היום, או לראות את פרק בסדרה האהובה עליך אחרי ארוחת צהריים… אז מה עושים כדי למנוע את זה? Well, אנחנו לא כל כך בטוחים שצריך למנוע את זה. 

מה שכן צריך לעשות זה להגדיר לעובדים שלכם משימות ברורת עם תאריכי יעד ויעדים מדידים שתוכלו להיות במעקב אחריהם. כך לא תצטרכו לדאוג כל הזמן אם העובדים שלכם מתפתים במהלך שעות העבודה להנות מיתרונות (או ביצוע משימות) הבית. 

כל עוד העובדים שלכם מספקים את העבודה שלהם בצורה טובה, ובזמן – הכל טוב. ואפילו יותר מכך! בגלל שכל עובד יודע שהוא יוכל להתפנות לשנ”צ ברגע שהוא יסיים את כל המשימות שלו להיום, ייתכן מאוד שהוא יהיה הרבה יותר יעיל ואפקטיבי ויבצע עבודה שבדרך כלל לוקחת לו כמה שעות בהרבה פחות זמן. 

זה יאפשר לכם ללמוד דברים על העסק שלכם, להתייעל ולבצע שינויים בהיקף העבודה של העובדים בהתאם.

רוצים לצפות במקום לקרוא?

4. זמינות ופניות

זהו טיפ שעולה בהמשך ישיר לדגש הקודם. הגדירו לצוות שלכם שעות שבהן הם נדרשים להיות זמינים ופנויים – זה יכול להיות יום עבודה שלם, או שעות מסויימות, בהתאם לאופי העבודה של העסק שלכם. בנוסף, הגדירו אמצעי תקשורת שחובה להיות זמינים בהם – טלפון? מייל? מסרונים? 

נכון שאנחנו מצפים מהעובדים שלנו להיות זמינים לאורך כל שעות יום העבודה, אבל בואו ננסה להתאים את התפיסה למצב הקיים ולהפנים את העובדה שעבודה מהבית היא שונה באופי שלה מהעבודה במשרד, ולמרות זאת – עדיין יש לנו מספיק כלים לדאוג שהעבודה מתבצעת כראוי ובזמן. 

5. אל תדלגו על הוואי צוותי

הידעתם? אנשים יוצאים לעבודה כל בוקר לא רק כדי להגשים את עצמם ולהביא לחם לשולחן, אלא גם כדי לקיים קשרים חברתיים עם אנשים. זה חשוב תמיד, ועכשיו אפילו יותר, ככל שאנשים נמצאים בבתים זמן רב יותר ומתחילים להרגיש קצת בדידות וריחוק חברתי (אהבה זה ריחוק, לא?).

מצאו דרך לאפשר לצוות שלכם להמשיך ולנהל קשרים חברתיים, מרחוק. יש לנו כמה המלצות בשבילכם, אבל כמובן מדובר על רשימה פתוחה (תרגישו חופשי לשלוח לנו המלצות נוספות כדי שנוכל לעדכן את הכתבה):

  • שיחת וידאו שבועית של 15-30 דק’ שמטרתה הוואי צוותי – תנו לכל אחד לדבר כמה דקות על מה הוא עשה השבוע ואיך עוברים עליו הימים, ובגדול, תזרמו עם שיחה נעימה.
  • תפתחו לצוות שלכם קבוצת וואטסאפ / ערוץ סלאק שמטרתו הרשמית היא “פאן” – תשלחו ממים מצחיקים, תעודדו את הצוות לספר סיפורים לשתף לינקים לכתבות מעניינות או תכנים שאולי יהיו רלוונטיים לחברי הצוות, ושמרו על אווירה חיובית. 
  • הייתם רגילים לאכול צהריים יחד? פעם בשבוע תקבעו כולכם לשבת יחד לארוחת צהריים וירטואלית. אתם יכולים להפוך את זה לאפילו משעשע יותר אם תחליטו שכל עובד שולח ארוחת צהריים לעובד אחר ותפתיעו אחד את השני. 

6. עט ונייר – OUT, פלטפורמות לניהול משימות – IN.

טוב לא לגמרי OUT, אבל בין אם אתם עובדים ביום יום עם מערכות וירטואליות לניהול משימות ובין אם לא, עכשיו זה בהחלט כדאי לכם. 

יש היום מערכות רבות המאפשרות לנהל משימות בצורה וירטואלית. תחשבו על מעין TO DO LIST משוכלל, שמכיל את המשימות של כל עובד, עדכוני מצב על התקדמות העבודה, לינקים חשובים לביצוע פעולות וכו’, הכל במקום אחד. למה זה טוב לכם?

  • מעקב: זה מאפשר לכם לעקוב אחרי העבודה של הצוות בלי להרים אליהם טלפון כל הזמן ולשאול מה קורה. אתם פשוט נכנסים ללוח המשימות שלהם, ורואים על מה הם עובדים עכשיו. 
  • תקשורת: המערכות הללו לרוב מאפשרות לעובדים לתקשר אחד עם השני בצ’אט פנימי – כך שאם יש משימה שדורשת יותר מחבר צוות אחד הם יכולים לדבר ביניהם, להעביר רעיונות, לשאול שאלות ולעבוד יחד בקלות. 
  • נגישות וסדר: הכל כתוב במקום אחד מסודר, המידע נשמר ולא הולך לאיבוד, וכל הצוות נגיש אליו מכל מקום בעולם. 

דוגמה למערכות (חינמי או בתשלום):

  • Monday.com
  • Trello 
  • Asana ואם אחת מאלה לא מתאימה לכם, פשוט תבקשו מגוגל המלצות עבור Project Management Tool ותבחרו את האלטרנטיבה שמתאימה לצוות שלכם.

 

7. הפתרונות קיימים, רק צריך לחפש אותם.

כמובן שכל עסק הוא שונה ויש לו צרכים אחרים. הכתבה הזו כמובן לא מכסה את כל הפתרונות הקיימים לעבודה מהבית, אלא את הדגשים העיקריים בלבד. נתקלתם בסיטואציה שמצריכה מכם למצוא פתרון יצירתי למצב? אנחנו מבטיחים לכם שמישהו כבר עשה את זה קודם, והפתרון קיים ורק מחכה לכם שתגלו אותו. 

כמה דרכים והמלצות למציאת פתרונות יצירתיים:

  • תשאלו את החברים שלכם דרך הרשתות החברתיות אם מישהו כבר נתקל במצב דומה ואיך הוא פתר אותו.
  • תצטרפו לקבוצות פייסבוק רלוונטיות – יש היום מלא קהילות של אנשים שכבר שנים עובדים מהבית ומכירים את כל הפתרונות, תעזרו בהם.
  • תשאלו את גוגל, הוא חכם ויודע כל. 

בשורה התחתונה, ניהול צוות שיושב בבית ולא נמצא לידכם זוהי משימה אפשרית לחלוטין, וזה קטן עליכם! כל מה שזה דורש מכם זה לפתוח את הראש לכלים חדשים, לאמץ כמה כללים קבועים ולהתרגל לשגרה החדשה, עד יחלוף זעם. 

#נשארים_בבית_נשארים_בריאים

כותבת המאמר: נועם שירמן, מנהלת צוות Streetwise. 

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

בואו נתחיל

גלילה לראש העמוד